Politica de recrutare

Iunie 2018

Confidențialitatea dumneavoastră este importantă pentru noi. Această Nota de informare explică modul în care gestionăm și tratăm datele dvs. personale atunci când candidați la un poziție în cadrul societății noastre.

1. Scopul acestei Note de informare
2. Cine suntem si ce facem
3. Cum sa ne contactați
4. Ce date personale colectăm
5. Cum folosim datele personale
6. Temeiul legal al prelucrării datelor personale
7. Cu cine împărtășim datele personale
8. Terți contractanți si alți operatori
9. Unde transferăm datele personale
10. Pentru cât timp păstrăm datele personale
11. Confidențialitatea si securitatea datelor personale
12. Dreptul de acces și alte drepturi
13. Modificări ale politicii de confidențialitate

1. Scopul acestei Note de informare
Această Notă de informare („Nota”) explică modul nostru de abordare a oricăror date personale pe care le colectăm de la dvs. sau pe care le-am obținut despre dvs. de la o terță parte și scopurile pentru care prelucrăm datele dvs. personale. De asemenea, indică drepturile pe care le aveți privind prelucrarea datelor dvs. personale.
Această Notă de informare vă va informa despre natura datelor dvs. personale prelucrate de noi și despre modul în care puteți solicita ștergerea, actualizarea, transferul și / sau furnizarea accesului la acestea.
În cadrul acestei Note de informare folosim termenul „prelucrare” pentru a acoperi toate activitățile care implică datele dvs. personale, inclusiv colectarea, manipularea, stocarea, partajarea, accesarea, utilizarea, transferul și eliminarea datelor.
Această Notă de informare este destinată să vă ajute în luarea deciziilor în cunoștință de cauză atunci când solicitați să lucrați la sau cu Vlănțoiu și Asociații. Vă rugăm să acordați puțin timp pentru a o citi și înțelege.

2. Cine suntem și ce facem
Vlănțoiu și Asociații, denumită în continuare și „Societatea” sau „Noi”, este o societate de avocatură, care furnizează servicii juridice clienților în conformitate cu legislația relevantă din România și Uniunea Europeană/ bd. Unirii nr. 45, bl. E3, sc. 5, et. 8-9, ap. 141, București, reprezentată legal de D-na Andreea Vlănțoiu, în calitate de Avocat Coordonator.
Vlănțoiu și Asociații  face parte dintr-o rețea internațională de avocați, Linet SRL (Limited) C.F. / P.IVA 10187800965 – REA MI – 2511888, Via Roald Amundsen 5 20148 Milan, reprezentată legal de dl. Pierangelo Grassi. LINET nu furnizează per se servicii legale sau de altă natură clienților.

3. Cum să ne contactați
Dacă aveți întrebări cu privire la această Notă de informare sau doriți să vă exercitați drepturile stabilite în această Notă de informare, vă rugăm să ne contactați prin trimiterea unui e-mail la privacy@vlantoiu.ro.

4. Ce date personale colectăm
Vlănțoiu și Asociații poate colecta date personale despre candidați din următoarele surse:

• Direct de la dvs. – de exemplu, informațiile pe care le furnizați atunci când aplicați pentru o poziție direct, prin site-ul firmei sau folosind datele noastre de contact
• De la agenții de recrutare – de exemplu, atunci când o agenție de recrutare vă indică drept potențial candidat
• Prin intermediul surselor publice disponibile online – de exemplu, în cazul în care aveți un profil profesional publicat online (de exemplu, pe site-ul angajatorului dvs. actual, pe o platformă de recrutare sau pe o rețea de socializare, cum ar fi LinkedIn)
• Prin recomandare – de exemplu, prin intermediul unei referințe a unui fost angajat / angajator sau al unei persoane care v-a recomandat

a) Tipurile de date personale pe care le putem prelucra despre dvs. sunt:

• Nume, prenume
• Adresă de domiciliu și de reședință
• Date de contact (adresă, e-mail, telefon)
• Cetățenie
• Locul nașterii
• Data nașterii
• Educație și calificări, înregistrări academice
• Istoric în muncă (datele de activitate; angajatorii (sau similar) anteriori, denumirea și gradul posturilor ocupate, intervalul ocupării etc)
• Alte date personale conținute în CV-uri și/ sau în scrisori de intenție; acestea pot include, pe lângă datele listate la alte puncte din enumerare, fără limitare: stare civilă, copii, serviciu militar, permis de conducere, sexul, limbi cunoscute, proiecte la care ați contribuit, competențe, aptitudini și abilități, naționalitate, recomandări ale unor terțe părți, distincții,  hobby-uri și altele asemenea
• Datele personale pe care le-ați pus la dispoziție pe forumuri de angajare, LinkedIn (sau alte rețele sociale disponibile publicului) sau unor terțe părți, cum ar fi agenții de recrutare
• Istoricul nostru de contact cu dvs.
• Informații referitoare la sau necesare încheierii contractului de muncă/ colaborare (date carte de identitate, remunerația/ onorariul de bază, beneficiile, bonusurile, locația, orele de lucru etc.)
• Probleme de sănătate care necesită adaptări ale mediului de lucru
• Înregistrări audio ale interviurilor
• Înregistrări video de interviuri
• Note de la interviuri față în față
• Imagini CCTV
• Fotografie(i)
• Detalii în legătură cu înregistrările profesionale (precum calitatea de membru al organelor profesionale, informații fiscale, de asigurări sociale profesionale și asigurare profesională de malpraxis)
• User-ul dvs. pe rețele de socializare, alte platforme online sau aplicații și orice alte informații pe care alegeți să le faceți publice, pe care le putem afla în timpul procesului de recrutare
• Referințe și recomandări
• Rezultatele testelor și evaluărilor de orice tip

b) Categoriile speciale de date
În timpul procesului putem să surprindem anumite categorii speciale de date personale despre dvs. (de exemplu, date referitoare la originea rasială sau etnie, credințele filozofice sau religioase, apartenența la sindicate, sănătatea sau starea fizică sau psihică, orientarea sexuală ș.a.) atunci când au fost furnizate sau făcute publice de către dvs. sau poate fi dedus din CV-ul dvs.. De asemenea, putem prelucra anumite categorii speciale de date despre dvs. (de exemplu, informații despre starea de sănătate fizică sau psihică) pentru a face ajustări rezonabile pentru a permite candidaților noștri să candideze la poziții în cadrul Societății și pentru a ne asigura că respectăm obligațiile legale care ne sunt impuse în ceea ce privește angajarea. Vom prelucra categorii speciale de date date doar în cazul în care  acest lucru este permis de legile aplicabile, dacă prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către dvs. sau am obținut consimțământul dvs. explicit.

5. Cum folosim datele personale
Folosim datele dvs. personale pentru a vă evalua adecvarea pentru orice poziție pentru care ați putea aplica la Vlănțoiu și Asociații, inclusiv poziții la nivel de partener, colaborator, conlucrator, poziții asociate, contract de formare a stagiarilor sau practică, salariat, ucenic, intern, precum și orice poziție administrativă sau de prestări de servicii, dacă o astfel de aplicație a fost primită online, pe hârtie sau ca aplicație în persoană.
Ca parte a activităților de recrutare, colectăm, prelucrăm și stocăm date personale și categorii speciale de date personale, care vă pot identifica direct sau indirect. Prelucrăm datele personale pentru o serie de scopuri legate de activitățile de recrutare, iar aceasta poate include gestionarea aplicației dvs., evaluarea și screening-ul înainte de și în cursul intrării într-o relație de parteneriat, colaborare, conlucrare, asociere, stagiatură, practică, angajare, ucenicie sau internship cu noi (toate cuprinse în cele ce urmează în termenul generic „cooptare”).
Vlănțoiu și Asociații utilizează datele dvs. personale pentru a vă suprapune abilitățile, experiența și educația cu rolurile specifice oferite de Societate. Aceste informații sunt transmise managerilor responsabili de angajare și persoanelor implicate în procesul de recrutare pentru a decide în privința invitării dvs. la un interviu. Vlănțoiu și Asociații poate colecta informații suplimentare de la dvs. dacă sunteți invitat la etapa de interviu (sau echivalent) și după aceea.
În legătură cu activitățile noastre de recrutare, putem colecta, de asemenea, categorii speciale de date cu caracter personal din partea candidaților cu privire la care avem o obligație prevăzută de lege în acest sens, dacă informațiile sunt relevante pentru viitorul lor mediu de lucru la Vlănțoiu și Asociații sau oferirea viitoare de beneficii aferente angajării sau cu acordul explicit al persoanei. De exemplu, este posibil să fie nevoie să colectăm informații despre dizabilitățile unui candidat, pentru a oferi un mediu de lucru adecvat pentru acel candidat, dacă acesta este recrutat.
Prelucrăm datele dvs. personale numai în cazul în care este permis de lege pentru unul sau mai multe dintre scopurile prezentate mai jos. Nu toate scopurile prezentate mai jos vă vor fi aplicabile tot timpul.
a) Aplicație: activitățile desfășurate în cursul primirii și gestionării candidaturilor, inclusiv examinarea aplicațiilor generale sau a aplicațiilor pentru anumite posturi și prelucrarea datelor în vederea abonării dvs. la alertele noastre de poziții deschise în cadrul societății. Aceasta poate implica prelucrarea CV-ului, a numelui, a adresei, a istoricului de angajare, a calificărilor academice și profesionale, a vârstei,  inclusiv a sexului, naționalității și altor asemenea;
b) Evaluare: activitățile desfășurate în cursul evaluării adecvării candidatului pentru roluri în Societate, care pot implica prelucrarea CV-ului dvs., teste (cum ar fi teste de evaluare a capacității profesionale, a abilităților sau teste de personalitate), interviu (față în față, telefonic sau video), evaluări comportamentale (cum ar fi jocuri de rol, exerciții de grup sau prezentare);
c) Căutări candidați: în cursul activităților noastre de căutare, putem folosi datele personale pe care le-am colectat cu privire la candidați pentru a identifica oportunitățile profesionale despre care credem că ar putea fi de interes. Este posibil să contactăm din când în când potențialii candidați cu privire la astfel de oportunități. De asemenea, este posibil să contactăm persoane fizice din când în când pentru a solicita numele sau alte date personale cu privire la potențiali candidați în cadrul unei căutări pe care o desfășurăm.

6. Temeiul legal al prelucrării
În cazul în care folosim datele dvs. personale în cadrul procesului de recrutare, este în legătură cu faptul că este interesul nostru legitim să analizăm candidatura dvs. pentru a vă evalua adecvarea pentru orice poziție pentru care ați putea aplica la Vlănțoiu și Asociații.
În cazul în care folosim datele dvs. personale în cadrul procesului de angajare sau perfectare a unei colaborări, este în legătură cu faptul că luăm măsuri la cererea dvs. pentru a încheia un contract pe care îl putem avea cu dvs.. Nefurnizarea acestor informații conduce în mod automat la imposibilitatea încheierii și / sau executării contractului.
În legătură cu activitățile noastre de recrutare, putem prelucra, de asemenea, categorii speciale de date cu caracter personal din partea candidaților atunci când:

• prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor noastre specifice în domeniul ocupării forței de muncă (date CI sau cu privire la sănătate, de exemplu);
• dvs. v-ați dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal (de exemplu date despre dizabilitățile unui candidat, pentru a oferi un mediu de lucru adecvat acelui candidat, dacă acesta este recrutat);
• prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către dvs. (de exemplu orientarea sexuală, credințele filozofice sau religioase).

Putem prelucra date referitoare la condamnări penale și infracțiuni atunci când prelucrarea este autorizată de dreptul Uniunii sau de dreptul intern care prevede garanții adecvate pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate.

7. Cu cine împărtășim datele dvs. personale?
Vlănțoiu și Asociații poate împărtăși date personale cu diverse categorii de terțe părți, după cum este necesar: terțe părți cărora le externalizăm anumite servicii, cum ar fi, fără limitare, servicii de consultanță de diferite specialități, procesare și traducere a documentelor, secretariat, eliminare confidențială a deșeurilor, audit, training, furnizori de sisteme informatice și de software, furnizori de servicii de asistență IT, furnizori de servicii de stocare a documentelor și a informațiilor, furnizori de servicii de tip cloud, agenții de marketing, PR, publicitate, producție publicitară, organizare evenimente, companii de resurse umane și salarizare, firme de pază și organisme de administrare a clădirilor, delegați, furnizori poștali sau curieri care ne asistă la livrarea de documente legate de o situație și alții asemenea.

8. Terți contractanți si alți operatori
Așa cum am menționat mai sus, putem numi persoane împuternicite subcontractori, după cum este necesar, cum ar fi, fără limitare, firme care asigură servicii de consultanță de diverse specialități, procesare și traducere a documentelor, secretariat, eliminare confidențială a deșeurilor, training, furnizori de sisteme informatice și de software, furnizori de servicii de asistență IT, furnizori de servicii de stocare a documentelor și a informațiilor, furnizori de cloud, agenții de marketing, PR, publicitate, producție publicitară, organizare evenimente, companii de resurse umane și salarizare, firme de pază și organisme de administrare a clădirilor, delegați, furnizori poștali sau curieri care ne asistă la livrarea de documente legate de o situație și alții asemenea, care vor prelucra date personale în numele nostru și sub coordonarea noastră. Efectuăm diligențe corespunzătoare și punem în operă documentația contractuală necesară în legătură cu orice subcontractant, pentru a ne asigura că prelucrează datele personale în mod corespunzător și în conformitate cu obligațiile legale și de reglementare.
De asemenea, este posibil să transferăm și să împărtășim aceste informații, în conformitate cu legislația în vigoare, entităților afiliate sau partenere, atunci când este în interesul nostru legitim să facem acest lucru.

9. Unde transferăm datele personale
Pentru scopuri ale prelucrării aici enumerate și, în mod particular, dacă este implicat un element de extraneitate, este posibil să fie necesar să transferăm date personale ale dvs. către locații din afara Spațiului Economic European. În orice caz, înainte de a transfera datele personale într-o altă jurisdicție ne vom asigura că exista o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau că operatorul sau persoana împuternicită de operator din jurisdicția respectivă oferă garanții adecvate sau se aplică una din următoarele excepții:

• dvs. v-ați exprimat în mod explicit acordul cu privire la transferul propus, după ce ați fost informat asupra posibilelor riscuri pe care astfel de transferuri le pot implica;
• transferul este necesar pentru executarea unui contract între dvs. și noi sau pentru aplicarea unor măsuri precontractuale adoptate la cererea dvs.;
• transferul este necesar pentru încheierea unui contract sau pentru executarea unui contract încheiat în interesul dvs. între noi și o altă persoană fizică sau juridică;
• transferul este necesar din considerente importante de interes public;
• transferul este necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• transferul este necesar pentru protejarea intereselor dvs. vitale sau ale altor persoane, atunci când persoana vizată nu are capacitatea fizică sau juridică de a-și exprima acordul;

10. Pentru cât timp păstrăm datele dvs. personale
Păstrăm datele personale pe care le colectăm de la și despre dvs. atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul pentru care l-am colectat și în scopul satisfacerii oricăror cerințe legale, contabile sau de raportare, conform Programului de retenție pe care îl puteți consulta pe site-ul nostru www.vlantoiu.ro. Pentru a determina perioada de păstrare adecvată pentru datele personale pe care le prelucrăm, luăm în considerare natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, riscurile cu grade diferite de probabilitate și gravitate pentru drepturile și libertățile dvs., cerințele legale, contabile sau de raportare aplicabile, precum și dacă putem atinge scopurile prelucrării prin alte mijloace.
La împlinirea termenelor de retenție, putem să distrugem astfel de fișiere fără nicio altă notificare sau răspundere.

11. Confidențialitatea și securitatea datelor dvs. personale
Aplicăm măsuri tehnice, fizice și organizaționale adecvate, care sunt proiectate în mod rezonabil pentru a proteja datele personale împotriva distrugerii, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat și împotriva altor forme ilegale de prelucrare. Accesul la datele personale este limitat la destinatarii autorizați pe baza necesității de a le cunoaște. Menținem un program cuprinzător de securitate a informațiilor, proporțional cu riscurile asociate prelucrării. Programul este adaptat în mod continuu pentru a atenua riscurile operaționale și pentru a proteja datele personale, luând în considerare practici acceptate în domeniu. De asemenea, vom folosi măsuri de securitate îmbunătățite atunci când prelucrăm orice fel de categorii speciale de date personale.
Toți partenerii noștri, angajații, consultanții, lucrătorii, operatorii și persoanele împuternicite (adică cei care prelucrează datele dvs. personale în numele nostru, în scopurile enumerate mai sus), care au acces la și sunt asociate cu prelucrarea datelor personale, sunt obligați la respectarea confidențialității acestor date personale și la garantarea aceluiași nivel de protecție ca cel furnizat de Societate.

12. Dreptul de acces și alte drepturi
Aveți următoarele drepturi în legătură cu datele personale pe care le prelucrăm sau deținem despre dvs.:
a) Dreptul de acces
Dacă ne cereți, vom confirma dacă procesăm datele dvs. personale și, dacă este permis de lege, vă vom furniza o copie a acestor datele personale (împreună cu anumite alte detalii). Dacă aveți nevoie de copii suplimentare, este posibil să fie necesar să percepem o taxă rezonabilă bazată pe costurile administrative.
b) Dreptul la rectificare
Dacă datele personale pe care le deținem despre dvs. sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați rectificarea acestora. Dacă aveți dreptul la rectificare și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre rectificare dacă este posibil. Dacă ne întrebați, acolo unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.
c) Dreptul de ștergere
Ne puteți cere să ștergem sau să suprimăm datele dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care nu mai avem nevoie de ele. Dacă aveți dreptul la ștergere și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre ștergerea datelor acolo unde este posibil. Dacă ne întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.
d) Dreptul dvs. de a restricționa prelucrarea
Ne puteți cere să „blocăm” sau să oprim prelucrarea datelor dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care contestați exactitatea acestor date personale sau ați obiectat. Dacă aveți dreptul la restricționare și dacă am împărtășit datele dvs. personale cu alții, îi vom informa despre restricție unde este posibil să facem acest lucru. Dacă ne întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.
e) Dreptul la portabilitatea datelor
Aveți dreptul, în anumite circumstanțe, de a obține datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, frecvent utilizat și care poate fi citit de automat, și să le reutilizați în altă parte sau să ne cereți să le transferăm unei terțe părți la alegere.
f) Dreptul de a obiecta
Ne puteți cere să nu mai prelucrăm datele dvs. personale și vom face acest lucru dacă:

• Ne bazăm pe interesele dvs. legitime sau ale unor terți pentru a prelucra date personale,  cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care justifică prelucrarea
• Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care justifica prelucrarea
• Prelucrăm datele dvs. personale în scopuri de marketing direct

Vlănțoiu și Asociații nu va folosi niciodată datele dvs. personale pentru a vă supune unei decizii individuale automate.
g) Dreptul dvs. de a vă retrage consimțământul
Dacă ne bazăm pe consimțământul dvs. (sau consimțământul explicit) ca bază legală pentru prelucrarea datelor dvs. personale, aveți dreptul să retrageți acest consimțământ în orice moment.
h) Dreptul dvs. de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere
Dacă vă preocupă orice aspect al practicilor noastre de confidențialitate, inclusiv modul în care ne-am ocupat de datele dvs. personale, puteți să îl raportați autorității de supraveghere competente.
Vă rugăm să rețineți că unele dintre aceste drepturi pot fi limitate în cazul în care avem un interes legitim sau o obligație legală de a continua prelucrarea datelor sau în cazul în care datele pot fi exceptate de la divulgare din motive legate de obligațiile de secret profesional sau divulgarea implică datele personale ale unor terți.
Dacă doriți să vă exercitați drepturile stabilite în această politică de confidențialitate, vă rugăm să ne contactați prin trimiterea unui e-mail la privacy@vlantoiu.ro.

13. Modificări ale politicii de confidențialitate
Putem face din când în când modificări la politica noastră de confidențialitate. Detalii complete despre Politica noastră de confidențialitate puteți găsi pe site-ul nostru www.vlantoiu.ro. Pentru a ne asigura că sunteți întotdeauna la curent cu modul în care folosim datele dvs. personale, vom actualiza din când în când Politica noastră de confidențialitate pentru a reflecta orice modificare a utilizării datelor dvs. personale. De asemenea, putem efectua modificări pentru a respecta modificările aduse legislației aplicabile sau cerințelor de reglementare. În cazul în care este posibil, vă vom notifica prin e-mail cu privire la orice schimbări semnificative. Cu toate acestea, vă recomandăm să consultați periodic Politica noastră de confidențialitate pe site-ul nostru pentru a fi informat cu privire la modul în care folosim datele dvs. personale.